Das Tool erfasst Informationen zu rund 150 Fragen zu 15 Standardrisikobereichen, sowie zu rund 100 Folgefragen, die aber nur bei Relevanz erscheinen. In weiteren 13 optionalen Risikobereichen kommen bis zu 160 Fragen hinzu, davon 60 Folgefragen. Eine Reihe von Fragen sind stets optional, können vom Anwender also einfach leer gelassen werden.
Wichtige Hinweise
Antwortoptionen
Für die Mehrzahl der Fragen gibt es vordefinierte Antwortoptionen. Im Ausnahmefall sind Texteingaben erforderlich, an zwei Stellen können (optional) Dokumente hochgeladen werden.
Compliance-Maßnahmen
Rund 30 Fragen befassen sich dezidiert mit vorhandenen Compliance-Maßnahmen des Unternehmens. Diese Fragen sind standardmäßig enthalten, können aber zu Beginn des Tools insgesamt ausgeschaltet werden.
Datenschutz
Für die Nutzung des Tools sind keine individuellen oder individualisierbaren Angaben zu Personen (einschließlich Mitarbeitern) oder Geschäftspartnern notwendig. Lediglich die Namen von etwaigen wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) können (optional) hinterlegt werden. Soweit im Ausnahmefall Verantwortlichkeiten für bestimmte Bereiche oder Themen im Freitext abgefragt werden, beschränken Sie die Angaben bitte auf generelle Funktionsbezeichnungen. Das gleiche gilt für Angaben in etwaigen (optionalen) Kommentarfeldern.
Vorbereitung
Der Einsatz des Tools erfordert keine besondere Vorbereitung. Fragen können nach bestem Wissen und Gewissen spontan beantwortet werden. Sofern dies nicht möglich ist, etwa weil dem Nutzer Informationen fehlen, kann eine entsprechende Antwortoption ausgewählt werden. Freie Kommentarfelder erleichtern spätere Ergänzungen. Diese sowie Korrekturen der Angaben sind stets möglich.
Empfohlene Vorbereitung
Für die vollständige Funktionalität des Tools ist es hilfreich und empfohlen, die folgenden Informationen ggf. vorab zu sammeln und bereitzuhalten:
Optional: Aktuelles Organigramm des Unternehmens / der Gruppe (also inkl. Tochtergesellschaften und Beteiligungsquoten)
Länder, in denen das Unternehmen / die Gruppe mit eigenen Standorten sowie auf der Einkaufs- und Vertriebsseite (mindestens jeweils die top 10) aktiv ist
Themenbereiche, zu denen es interne Richtlinien gibt (z. B. Code of Conduct, Antikorruptionsrichtlinie, AML-Richtlinie)
Optional: Ergebnisse der letzten Compliance-Risikoanalyse
Welche (gesetzlich vorgesehenen) Unternehmensbeauftragten es gibt (z.B. Geldwäschebeauftragter, Gewässerschutzbeauftragter, Gleichstellungsbeauftragter, Menschenrechtsbeauftragter, etc.)
oder
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GRC QuickBook - Compliance Assessment Tool
About the Tool
The tool collects information on around 150 questions for 15 standard risk areas, as well as around 100 follow-up questions, which only appear if relevant. In further 13 optional risk areas, up to 160 questions are added, 60 of which are follow-up questions. A number of questions are always optional, so users can simply leave them blank.
Important Notes
Response Options
There are predefined response options for the majority of questions. In exceptional cases, text entries are required, and documents can be uploaded (optionally) in two instances.
Compliance Measures
Around 30 questions deal specifically with existing compliance measures within the company. These questions are included by default but can be disabled at the beginning of the tool.
Privacy
No individual or customizable information about individual persons (including employees) or business partners is required to use the tool. Only the names of any beneficial owners (UBOs) can be stored (optionally). In exceptional cases, where responsibilities for certain areas or topics are requested in free text, please limit your answers to general job titles. The same applies to information entered in any (optional) comment fields.
Preparation
No special preparation is required to use the tool. Questions can be answered spontaneously to the best of your knowledge and belief. If this is not possible, for example because the user lacks information, a corresponding answer option can be selected. Free comment fields make it easy to add information later. Such amendments and corrections to the information can be made at any time.
Recommended Preparation
For the tool to function fully, it is helpful and recommended to collect the following information in advance and have it ready:
Optional: Current organizational chart of the company/group (including subsidiaries and shareholdings)
Countries in which the company/group is active with its own locations as well as on the procurement and sales side (in each case, at least the top 10)
Topics for which the company has internal guidelines (e.g., code of conduct, anti-corruption policy, AML policy)
Optional: Results of the last compliance risk assessment
Which (legally required) company officers (such as money laundering officer, water protection officer, equal opportunities officer, human rights officer, etc.) the company has
or
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